Es importante que conozcas los gastos deducibles como autónomo que pueden reducir tu rendimiento y cuota a pagar en el IRPF.
Muchos «autónomos» y «emprendedores» se deducen todos los gastos que caen en sus manos sin plantearse si son o no deducibles.
No son conscientes de que el deducir gastos que no procede puede suponerles sanciones por parte de la administración.
A continuación, te explicamos con más detalle los requisitos y los tipos de los gastos deducibles como autónomo.
Requisitos que ha de cumplir un gasto para que sea deducible
Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:
1.Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”.
2. Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos o factura simplificada siempre que aparezcan todos tus datos fiscales.
3. Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.
Sí, te aconsejamos, que en todos los comercios que ejerzas un gasto, solicites el documento factura, para poder incluirlo en tu contabilidad, y así obtener el soporte documental solicitado por la Administración, ya que, si no existe dicha factura, se considerará gasto no deducible, y ante una Inspección se te excluirán tanto de Renta como de IVA, y probablemente el desenlace no será muy bueno.
¿Qué se puede desgravar un autónomo?
Vamos a seguir la clasificación que usa Hacienda en el Modelo de la Declaración de la renta e iremos comparando la diferencia con los que deducen en el Modelo de IVA:
1.- Consumos de explotación
Dentro de los mismos, se consideran las adquisiciones de bienes (mercancías, materia prima, envases,…) efectuadas a tercero siempre y cuando se den los siguientes requisitos:
-> Las compras tienen que tener como finalidad la obtención de ingresos
-> Los bienes han de formar parte del activo
-> Se han de incluir los gastos adicionales
-> Se tendrán en cuenta las existencias y se valorarán según el precio de adquisición
★ Todas estas compras serán deducibles en IVA.
2.- Sueldos y salarios
Son las cantidades percibidas de un tercero por una relación laboral. Engloba tanto los sueldos, como las pagas extraordinarias, las dietas y pagos en especie.
ATENCIÓN: Si se trata de prestaciones de trabajo que reciban los miembros de la misma unidad familiar sólo cabrá deducción si se cumple lo siguiente:
-> Sea un trabajo habitual y con continuidad
-> La persona a la que se refiera la prestación conviva con el autónomo
-> Exista contrato laboral
-> Exista afiliación a la Seguridad Social
-> La retribución fijada en el contrato no sea superior a la de mercado
★ Estos gastos no se incluyen en IVA (están exentos) pero sí en nuestro Modelo 130 de Retenciones de actividad económica.
3.- Relativos a la Seguridad Social
Se refiere aquí a la obligación de cubrir la Seguridad Social, teniendo en cuenta que se consideran asimiladas al mismo las cantidades abonadas por contratos de seguro concertados con mutualidades que no se hallen específicamente recogidas en el régimen de la Seguridad Social. Recoge las de los trabajadores y las de los propios autónomos.
★ Tampoco deducirán en IVA, pero al igual que los anteriores si sumarán en el Modelo 130 como un mayor gasto
4.- Otros gastos de personal
Tales como la formación del mismo, las indemnizaciones que se deriven de la relación personal y las de seguro.
ATENCIÓN: Se trata de meras liberalidades y no se podrán deducir los gastos derivados de los usos y las costumbres, como ocurre con las cestas de Navidad.
Respecto las contribuciones de los planes de pensiones son deducibles en cuanto el empresario o profesional sea promotor del plan, así como aquellos planes que sean de previsión social empresarial.
★ Van al Modelo 130, igual que los dos anteriores.
5.- Arrendamientos y cánones
Alquileres, cánones y asistencia técnica.
-> Para el leasing o arrendamiento financiero se restringe a los supuestos en que se cumpla lo siguiente:
-> El arrendador ha de ser una entidad o establecimiento financiero de crédito.
-> Duración mínima de dos años para bienes muebles, y de 10 años para los inmuebles.
-> Que conste en el contrato la cuota y que no se incluyan en valor de la opción de compra y la carga financiera.
★ Estos gastos también los deduciremos en IVA.
6.- Reparaciones y conservación
Se incluyen todos los gastos de mantenimiento y reparación.
ATENCIÓN: No se incluyen aquellos que tengan por finalidad llevar a cabo una ampliación o una mejora, dado que se trata de inversiones amortizables.
★ Serán deducibles en IVA.
7.- Servicios de profesionales independientes
Importe satisfecho a profesionales, tales como gestores, abogados, procuradores, economistas, notarios, auditores, asesores, etc.
★ Son deducibles en IVA, además debes de tener en cuenta, que normalmente el profesional nos aplicará en la factura el porcentaje de retención vigente, y por tanto, tendrás que ingresar dicha retención en Hacienda mediante el Modelo 111 Retenciones de rendimientos del trabajo y de actividad económica.
8.- Otros servicios exteriores
Se entiende incluidos: gastos de investigación y desarrollo, gastos de transporte, servicios bancarios, publicidad, electricidad y otros abastecimientos que no sea almacenable.
★ Estos gastos todos se deducen en IVA a excepción de los que están exentos de IVA.
9.- Tributos fiscalmente deducibles
Tales como el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).
ATENCIÓN: No se incluyen las sanciones, los recargos de apremio y el recargo por presentar fuera de plazo las declaraciones.
★ Estos gastos están exentos de IVA.
10.- Gastos financieros
Se refiere a los gastos de descuento, a los recargos de aplazamientos y a los intereses de aplazamiento y fraccionamiento de deudas, entre otros.
★ Al igual que los anteriores estarán exentos de IVA.
11.- Pérdidas por deterioro de valor de los elementos patrimoniales
Si se debe a la posible insolvencia del deudor será necesario que se dé alguno de los siguientes puntos:
-> Hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento
-> El deudor esté declarado concurso
-> El deudor sea procesado por alzamiento de bienes
-> Las obligaciones sean reclamadas judicialmente
12.- Otros gastos deducibles
Se recogen como cajón desastre los siguientes gastos:
-> Adquisición de libros y de instrumentos no amortizables y la suscripción a revistas profesionales cuando guarden relación directa con la actividad de que se trate.
-> Los gastos que se deriven de la asistencia a cursos, conferencias, congresos,…
-> Las cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios
-> Las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o sus hijos menores de 25 años, con el límite de 500 euros por persona.
13.- Provisiones
Las provisiones serán deducibles de la siguiente manera:
Modalidad normal:
-> Las que correspondas a las actuaciones medioambientales establecidas en un plan
-> Con un límite del gasto que generen en determinar el saldo de provisión no superior al resultado de aplicar las ventas de las provisiones que deriven de los gastos inherentes a los riesgos de garantías de reparación y revisión
Modalidad simplificada:
-> Se reducen en un 5% sobre el rendimiento neto positivo, con el límite de 2.000 euros anuales. Te recomiendo que leas nuestro post sobre la deducción por los autónomos de los gastos de difícil justificación.
ATENCIÓN: La aplicación de ésta reducción no es compatible con la aplicación de la reducción por el ejercicio de determinadas actividades económicas.
GASTOS DIFÍCILMENTE JUSTIFICABLES
Éstos son, algunos gastos en los que no es fácil distinguir qué parte afecta a la actividad profesional y que parte a la vida privada.
➨ El local u oficina en que llevo a cabo mi actividad profesional es mi vivienda propia, ¿qué he de hacer?
Tienes que hacer una notificación a Hacienda, con indicación del porcentaje de superficie dedicado a la actividad. Si, además, es un alquiler se podrán desgravar los gastos asociados a la misma en dichos porcentajes.
➨ ¿Cómo justifico que la misma línea de móvil la utilizo de forma profesional y privada?
Hacienda permite imputar el 50% del gasto a la actividad profesional. No obstante, si crees que haces un gasto superior al 50% quizá te interese tener dos líneas.
➨ ¿Cómo justifico que la misma línea de móvil la utilizo de forma profesional y privada?
Hacienda permite imputar el 50% del gasto a la actividad profesional. No obstante, si crees que haces un gasto superior al 50% quizá te interese tener dos líneas.
➨ Respecto al vehículo, ¿cuál es el régimen aplicable?
No se puede deducir ni el coste ni los gastos derivados del mismo, salvo en aquellos casos en que el vehículo sea la única herramienta de trabajo (taxistas, transportistas, repartidores…).
➨ ¿Cabe deducción por gastos de viajes y representación?
Sí, pero deberás justificar que los mismos tienen carácter profesional.
➨ ¿Qué ocurre con los gastos en las comidas de trabajo?
Es muy controvertido de probar, por lo que se aconseja tomar nota del lugar y de con quién comiste.
➨ ¿Y sobre los gastos de vestuario cabe deducción?
Sólo cabrá cuando se trate de un vestuario profesional como el uniforme.
NOTA IMPORTANTE:
Todos estos gastos son deducibles con carácter general y para todo tipo de actividades, no obstante, consulta siempre a tu asesor si estos u otros gastos específicos de tu negocio son susceptibles de desgravarse en tus liquidaciones trimestrales.
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